Por Fernando Lanzer
Se a sua organização é pequena, digamos com menos de 100 funcionários, é bem provável que não faça sentido manter dentro de casa uma série de funções de apoio. Faz mais sentido contratar serviços externos ou, em outras palavras, entregar a execução desses serviços a terceiros. Existem organizações e profissionais independentes especializados em diversos serviços de apoio. Esses profissionais podem ter mais foco, conhecimento especializado e eficiência do que um departamento interno da organização teria.
Ao invés de ter um Departamento Jurídico com um advogado, um assistente e uma secretária, é mais econômico contratar os serviços de um escritório de advocacia que será utilizado quando e se houver um assunto em pauta que exigir esse conhecimento especializado. Isso vale para todos os serviços de apoio e RH não é exceção.
Mesmo dentro de RH por vezes faz mais sentido terceirizar determinadas atividades ao invés de mantê-las dentro da organização; e há aqueles que advogam ser melhor terceirizar toda a função de RH para uma empresa especializada. Isso tudo depende do tamanho da organização e também da natureza da sua atividade econômica. Em última análise, cabe ao empresário (ou à cúpula de gestão) avaliar se o custo-benefício será mais vantajoso mantendo um departamento de RH (ou partes dele) dentro ou fora da organização.
Ao fazer essa análise é preciso levar em conta que uma empresa externa prestadora de serviços terá de incluir no preço desses serviços o seu próprio custo de manutenção e também a sua margem de lucro. Quando a organização é pequena, o custo fixo de um departamento de RH provavelmente não se justifica ao ser comparado com a contratação de serviços terceirizados. Mas se a sua empresa tem 1.000 funcionários ou mais, por exemplo, o que seria de se esperar é que um departamento interno de RH seja capaz de agregar valor a um custo mais baixo do que uma empresa terceirizada. Se não, então isso equivale a um atestado de incompetência gerencial para a organização, pois ela está pagando para uma outra empresa, incluindo a margem de lucro dessa outra empresa, porque não consegue fazer a mesma coisa dentro de casa.
Repetindo: se estamos falando de certas atividades específicas, como por exemplo desenhar um programa de folha de pagamento começando do nada, é provavelmente mais barato comprar um sistema pronto no mercado, cujo custo de desenvolvimento foi diluído entre vários compradores. A própria administração da folha e o sistema de registros talvez possa ser feita com melhor qualidade e a custo mais baixo por uma empresa especializada. Entretanto, cabe fazer uma análise cuidadosa. Existem prestadores de serviços cuja qualidade é na verdade mais baixa do que o anunciado; e cujos preços embutem uma margem de lucro exagerada para os donos da empresa, de tal forma que o seu preço final é baixo porque pagam muito mal a seus funcionários. Quem paga mal acaba ficando com gente de menor qualificação, pois os melhores saem em busca de melhores condições.
O mesmo vale para Seleção, por exemplo. Como CEO você pode optar por manter dentro de RH uma função reduzida de Seleção, em quantidade e qualidade, dedicada a recrutar e selecionar candidatos para funções operacionais, para as quais existam muitos potenciais candidatos qualificados e disponíveis no mercado, acessíveis sem grande esforço de atração e seleção. Quando você precisar contratar alguém para uma função mais sênior, você lança mão de uma empresa de headhunters (Seleção de Executivos) e paga um preço elevado (até exorbitante) para contratar uma pessoa adequada. Cabe analisar com que frequência isso ocorre, comparando os custos internos de manter uma função de Seleção mais qualificada com os custos de contratar headhunters com grande frequência. Em linhas gerais: se você contrata Seleção de Executivos três vezes por ano ou mais, você está pagando mais caro do que se mantiver uma função interna qualificada para a mesma finalidade.
Outros exemplos se referem a Treinamento (cursos internos ou externos?), Remuneração (devo fazer minha própria pesquisa de salários ou é melhor contratar uma consultoria especializada; ou ainda simplesmente participar de uma pesquisa feita em consórcio com outras empresas).
Lembre sempre deste conceito básico: a terceirização vale a pena quando você não tiver competência e capacidade para fazer internamente o serviço com a qualidade necessária a um custo mais baixo do que o custo da especializada incluindo a sua margem de lucro.
Sei de uma empresa multinacional que adota diferentes táticas de terceirização conforme a situação em cada país onde atua. Em alguns locais, a folha de pagamentos é feita internamente; noutros terceirizam o processamento; noutros ainda o serviço todo foi terceirizado. Da mesma forma em relação aos serviços de seleção, treinamento e realização de pesquisas salariais.
Há que levar em conta também aspectos de confidencialidade e alinhamento com a cultura organizacional. Em certos casos consideram que para manter esse alinhamento é importante manter seleção e treinamento “dentro de casa” sempre que possível.
Considere-se ainda o jogo político dentro das organizações. Conheço um caso em que um diretor propôs terceirizar certas partes de RH apenas para diminuir o poder que RH detinha e aumentar o dele, que passaria a administrar os contratos terceirizados. Foi preciso demonstrar, com cálculos detalhados, que a equipe interna de RH tinha capacidade de prestar serviços de qualidade a um custo mais baixo. A terceirização significaria custo mais alto, menor controle sobre o processo e qualidade questionável. Sem falar que contratos externos podem dar margem a corrupção e propinas, em detrimento da qualidade e do custo inferior quando o serviço é feito internamente. Certas fornecedoras de serviços terceirizados oferecem vantagens pessoais (diretas e indiretas) para os gestores de seus contratos. Infelizmente essa é uma prática encontrada no mercado com mais frequência do que seria de se desejar.
